Newsletter der synergetic AG - Internet, Networking, Development

E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung bringt nicht nur Nachteile aufgrund komplizierter gesetzlicher Regelungen mit sich. Sie hat auch durchaus firmeninterne Vorteile, wie z.B. die Entlastung der ständig genutzten Mail-Datenbank.

Damit bei der E-Mail-Archivierung nichts schief geht und Sie die Vorteile voll und ganz ausnutzen können, möchten wir Sie an dieser Stelle ausführlich über die Gesetzeslage informieren. Erfahrungsgemäß herrscht in vielen kleinen und mittleren Unternehmen Unsicherheit über dieses Thema. So wird oft davon ausgegangen, dass die Backup-Sicherung der Daten ausreichend ist. Dies ist leider nicht der Fall.

Wir beraten Sie gerne über Ihr Messaging-System und zeigen Ihnen bei Bedarf geeignete Lösungen auf, die wir dann entsprechend umsetzen können.

Gesetzeslage zum Thema E-Mail-Archivierung:

• E-Mails mit geschäftlichen Inhalten werden als Handelsbriefe (§ 257 Handelsgesetzbuch) eingestuft und unterliegen damit den gleichen Aufbewahrungspflichten wie normale Geschäftsbriefe.
• Steuerlich und buchhalterisch relevante E-Mails müssen bis zu zehn Jahren, Mails mit anderen geschäftlich bedeutsamen Inhalten bis zu sechs Jahre geordnet und revisionssicher aufbewahrt werden.
• Die Basel II-Richtlinien und der Sarbanes-Oxley Act spielen eine wichtige Rolle bei der Pflicht zur E-Mail-Archivierung und sollten beachtet werden.
• Als aufzubewahrende Unterlagen werden unter anderem empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, angesehen (§ 147 Abgabenordnung).
• In den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist unter anderem festgelegt, dass steuerlich relevante Daten in einem maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden müssen und durch die spezielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung erfasst werden können.